Lições aprendidas durante elaboração de projetos para educação a distância em órgãos públicos

Fernanda Pereira da Silva

Mestranda em Relações Étnico-Raciais (Cefet/RJ), especialista em Planejamento, Implementação e Gestão de Educação a Distância (UFF)

Introdução

A necessidade de inovação nas organizações torna imprescindível a utilização de projetos para adequar suas atividades com o planejamento estratégico, proporcionando a oferta de novos produtos/serviços. Conforme definição do PMBOK® (2013), um projeto define-se inicialmente como empreendimento temporário com objetivo de criar um serviço ou resultado único, de maneira progressiva, via processos de planejamento, iniciação, execução e finalização previamente definidos. O termo temporário diferencia o projeto de processos e operações que são ações contínuas e repetitivas. Tais projetos proporcionarão mudanças na rotina de trabalho e no meio ambiente institucional.
A construção de projetos para implementação de setores destinados a fornecer formação continuada para servidores públicos surge como possibilidade de aproximação entre instituição e funcionários.

O presente artigo busca apresentar, como estudo de caso, os processos que constituem a elaboração de um projeto destinado à estruturação de um setor destinado a formações e treinamentos na modalidade a distância, percorrendo todo o seu ciclo de vida.

As argumentações apresentadas são baseadas nos ensinamentos aprendidos na disciplina Elaboração de Projetos do MBA em Gestão de Projetos no Guia PMBOK® (2013) e autores que discorrem sobre o tema. Este artigo busca, ainda apresentar um exemplo real de elaboração de projeto destinado ao desenvolvimento e formação de servidores de determinado órgão público; identificar as principais características dos processos na elaboração de projeto; e construir um memorial descritivo das lições aprendidas e do gerenciamento de mudanças que a elaboração de projeto proporciona.

O presente artigo será dividido em cinco etapas: após a Introdução, nos referenciais teóricos conheceremos as principais terminologias e conceitos que envolvem a elaboração de projetos, assim como uma análise do tema segundo o PMBOK® (2013) e autores diversos. Pela metodologia identificaremos as regras e diligências estabelecidas para construção desta pesquisa. Conheceremos o desenvolvimento do estudo de caso para a elaboração do projeto de construção do departamento de formações e treinamentos, na modalidade educação a distância no respectivo órgão público. Nas Considerações Finais serão pontuadas as principais lições aprendidas no decorrer da elaboração do projeto em questão.

Inicialmente partimos do pressuposto de que o incentivo e a elaboração de projetos educacionais dentro de órgãos públicos poderão ser utilizados como estímulo ao aperfeiçoamento profissional e desenvolvimento de funcionários e gestores. Identifico como questionamento inicial quais os benefícios organizacionais poderão surgir com a união de educação corporativa com ensino a distância.

Referencial teórico

Elaboração de projetos: terminologias e processos

Ao iniciarmos a elaboração do projeto de estruturação do setor destinado a treinamentos e formações na modalidade educação a distância, fez-se necessário conhecer as terminologias e processos referentes a gestão de projetos, como: PMP, PMI, PMO, e PMBOK® (2013).

O Project Management Institute (PMI), uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos, que dissemina as melhores práticas de gerenciamento de projetos em todo o mundo, tem como valores fundamentais, enraizados em sua cultura, o impacto do gerenciamento de projetos, profissionalismo, voluntariado, comunidade e engajamento. O guia com as melhores práticas do gerenciamento de projetos elaborado pelo PMI, considerado a base de todo o conhecimento para o gerenciamento de projetos, chama-se PMBOK® (2013), Project Management Body of Knowledge, apresentando os dez processos para gerenciamento de projetos.

O PMO, Project Management Office, define-se como escritório de projetos, onde são atribuídas, centralizadas e coordenadas as responsabilidades sobre o gerenciamento dos projetos de determinada organização.

Project Management Professional (gerente profissional de projetos) é a titulação em gerenciamento de projetos concedida pelo PMI (Project Management Institute), atribuindo ao detentor dessa titulação uma certificação acadêmica na área de gerenciamento de projetos e proporcionando ao profissional certificado destaque no mercado e credibilidade para executar projetos. Para conseguir essa titulação, o gerente de projeto deve possuir requisitos como: experiência comprovada em gerenciamento de projetos, aprovação no exame do PMI e adesão ao código de conduta profissional para gestão de projetos.

Ao elaborar um projeto, é imprescindível entender como e por que surgem as necessidades de sua criação; isso ajudará a esclarecer suas metas e o escopo do projeto. Heldman (2005) apresenta seis possíveis necessidades ou demandas que impulsionam a criação de um projeto:

Todo projeto possui um ciclo de vida previamente planejado. Esse planejamento auxilia a avaliação progressiva do desempenho do projeto para que o gerente identifique o desenvolver do seu curso. O ciclo de vida de um projeto constitui-se por cinco grupos de processos, como orientado pelo PMBOK® (2013):

Ao longo do ciclo de vida do projeto devemos entender que todos os processos serão conduzidos por pessoas devidamente qualificadas para tal ação, tonando-se necessário o investimento em melhorias nos relacionamentos interpessoais da organização.

Análises sobre a elaboração de projeto

Ao pensar em projeto torna-se necessário pensar em riscos, em problemas que podem surgir com a sua implementação, o que ocasionará perguntas e respostas para novas e antigas situações.

Investir em gestão de projetos torna-se necessário para a organização acompanhar a velocidade das mudanças externas que podem afetar a sua atuação, refletindo na otimização de resultados dentro das organizações; o projeto deve apresentar uma atitude positiva para maximizar as chances de atingir os objetivos para os quais ele foi criado, respeitando prazos, custos e evitando fracassos inesperados.

Éboli (1999) apresenta o termo “educação corporativa” como sistema educacional que privilegia o desenvolvimento de atitudes, posturas e habilidades e não apenas o conhecimento técnico e instrumental dos colaboradores das organizações, visando promover oportunidade de um aprendizado ativo e contínuo que dê suporte para a organização atingir seus objetivos.

O investimento em educação corporativa na modalidade educação a distância vem crescendo em vários países, inclusive no Brasil. Esse investimento proporciona às instituições o aperfeiçoamento de seus profissionais e consequentemente melhorias nos serviços oferecidos, mantendo a instituição ativa no ambiente competitivo, produzindo mão de obra qualificada e estimulada ao aprendizado contínuo.

A educação a distância surge como uma oportunidade de desenvolvimento de pessoas, aproximando equipes em regiões geográficas diferentes, adaptando os treinamentos de acordo com a disponibilidade de horários dos funcionários, utilizando diversas ferramentas de comunicação e informação, tornando a formação continuada uma oportunidade de levar educação para um grande número de funcionários com agilidade na disseminação do conhecimento. Educação a distância é uma

modalidade educacional na qual a mediação didático-pedagógica nos processos de ensino e aprendizagem ocorre com a utilização de meios e tecnologias de informação e comunicação com estudantes e professores desenvolvendo atividades educativas em lugares ou tempos diversos (Brasil, 2005).

A educação a distância é utilizada como ambiente educativo desde o final da 1ª Guerra Mundial, devido à necessidade de contratação de mão de obra especializada para trabalhar em fábricas. Essa modalidade de ensino proporcionou agilidade na formação de trabalhadores, na distribuição de informações, característica principal do ensino a distância. A comunicação viabiliza o diálogo entre professor/tutor e estudante, fazendo com que o processo de aprendizagem aconteça por um fluxo contínuo de informações, independente da localização geográfica dos envolvidos. O surgimento da internet e sua rápida propagação proporcionou para o ensino a distância a inserção de meios de comunicação assíncronos (que não necessitam taxa de bits constante, como transferência de arquivos, e-mail e world wide web) e síncronos (em que o emissor e o receptor devem estar em sincronia antes de a comunicação iniciar e permanecer em sincronia durante a transmissão), como webconferências, videoaulas, chats etc., proporcionando maior autonomia no percurso formativo dos estudantes.

A iniciação de um projeto diferencia-se de uma operação continuada, ainda que ambos consumam recursos; um projeto é único, com fim definido no planejamento e respeitado na execução do projeto. Projetos são temporários justamente porque têm objetivos atingidos em longa ou curta duração para criar um resultado duradouro. Geralmente a equipe executora do projeto é desmembrada ao seu término. Quando falamos que um projeto é único, entendemos que seu resultado será algo diferencial para a instituição com resultado exclusivo.

Muitos fatores são causadores do sucesso ou fracasso do projeto: estouro de prazo, problemas no orçamento, falhas na comunicação etc. Torna-se fundamental nesse momento o papel do gerente de projeto como mediador da execução dos processos, preservando a habilidade de liderança junto à sua equipe, orientando todas as possibilidades que poderão ocasionar o fracasso ou sucesso do projeto.

Ao priorizar os processos, o gerente deve evitar em sua equipe impaciência e outros problemas pessoais que poderão afetar o andamento. O gerente e sua equipe, ao iniciar a elaboração do projeto, devem ter clareza do planejamento de suas ações, evitando descumprimento de prazos, problemas de comunicação e recursos humanos ineficientes.

Rollim e Borges (2016) apresentam questionamentos que podem ser feitos pelo gerente e pelos gestores da organização ao pensar em elaboração de projetos: quantos projetos terminam fora do prazo? Quantos projetos terminam acima do orçamento? Quanto é gasto a mais? Quantos projetos terminam sem completar o escopo do projeto? Que perdas são geradas por projetos que não completam seus escopos? Qual o curso da não conformidade de produtos do projeto? Qual o custo dos clientes satisfeitos?

A elaboração do projeto para um departamento de treinamentos e formações na modalidade de educação a distância busca adequar as necessidades e oportunidades de formações que sua elaboração irá proporcionar à instituição, levando em consideração os recursos disponíveis, como tempo, pessoas, equipamentos etc., produzindo nova proposta de trabalho para a equipe envolvida.

Metodologia

Este projeto caracteriza-se como pesquisa qualitativa, utilizando o estudo de caso de inspiração etnográfica, por entender ser essa metodologia a mais adequada para alcançar os objetivos propostos e para compreender a dinâmica da pesquisa sobre a elaboração e implementação de projetos no âmbito da instituição pesquisada, utilizando a modalidade educação a distância como ferramenta de ensino e estímulo contínuo ao aperfeiçoamento profissional, afinal, a pesquisa etnográfica apresenta e traduz a prática da observação, da descrição e da análise das dinâmicas interativas e comunicativas como uma das mais relevantes técnicas (LEECCC/UFF-RJ).

Busca-se uma composição argumentativa sobre o tema proposto com abordagem que privilegie as interações entre teoria sobre elaboração de projetos e as relações humanas existentes na instituição. A pesquisa bibliográfica também estará presente neste projeto, produzindo a fundamentação teórica sore o tema em discussão.

Estudo de caso: elaboração de projetos para a construção de departamento de formação e treinamentos na modalidade de educação a distância

Inicialmente, o projeto denominando Laboratório de Educação a Distância surgiu com a proposta de investir nas melhores práticas tecnológicas disponíveis para o ensino a distância dos servidores do referido órgão público. Assim, proporcionar-se-ão experiências de aprendizagem com formações interativas, mantendo a praticidade de acesso, a constância e consistência nos conteúdos transmitidos. Intenciona-se potencializar a comunicação utilizando linguagem integradora entre os objetivos institucionais e o público-alvo. Busca-se a promoção de experiências digitais que facilitem o processo de ensino/aprendizagem e que este seja capaz de transformar, além do cotidiano escolar, a realidade de todos os atores envolvidos no processo, com o objetivo de planejar, implementar e gerenciar cursos, formações e treinamentos que serão desenvolvidos no ambiente virtual de aprendizagem. O projeto Laboratório de Educação a Distância (LabEaD) busca gerenciar capacitações sobre acesso à plataforma nos diferentes perfis de acesso disponíveis na plataforma, como tutor, professor editor e estudante, contribuindo para o enriquecimento e divulgação de formações, treinamentos e demais ações administrativas que necessitem da utilização da plataforma de educação a distância, adaptando conteúdos instrucionais para os diversos objetivos e público-alvo das ações propostas.

Iniciamos pela identificação das premissas e restrições do projeto; premissas são definidas pelo Guia PMBOK® (2013) como "fatores associados ao escopo do projeto que, para fins de planejamento, são assumidos como verdadeiros, reais ou certos sem a necessidade de prova ou demonstração"; são hipóteses ou pressupostos que apresentam riscos que devem ser levados em consideração.

Partimos da premissa principal de que o respectivo órgão público já possuía um setor que administrava as formações presenciais de seus servidores, mas com a reconfiguração da estrutura organizacional surgiu nova necessidade de reconstrução desse setor, uma vez que novos colaboradores serão inseridos nesse processo, necessitando de um projeto inicial para orientá-los.

Heldman (2005) reforça que estamos tão acostumados a operar de determinado modo ou a esperar que a equipe largue o que está fazendo e nos dê ajuda sempre que precisarmos que nem pensamos sobre isso até o dia em que ela não está disponível. Certifique-se de definir e documentar as premissas e de comunicá-las à equipe do projeto e aos stakeholders.

PREMISSAS – Projeto Laboratório de Educação a Distância
  • Construir um novo leiaute e logomarca
  • Estruturar uma equipe multidisciplinar
  • Elaborar formulários de entrevistas
  • Construção de documentos para abertura de curso
  • Construção de instrumentos de avaliação dos cursos
  • Observação de campo
  • Testes com usuários finais
  • Respeito a cronogramas
  • Revisão textual dos conteúdos dos cursos

Quadro 1: Principais premissas encontradas na elaboração do projeto LabEaD
Fonte: Fernanda Silva (2016).

Os seguintes itens foram identificados como premissas do projeto LabEaD:

As restrições de um projeto surgem como fatores internos ou externos que poderão limitar as opções de trabalho da equipe de gerenciamento do projeto; serão associados ao escopo do projeto. O registro das restrições do projeto é fundamental para que não ocorram mal-entendidos no decorrer do planejamento do projeto, uma vez que o gerente do projeto já conhece as restrições e assim poderá contorná-las da melhor forma para alcançar o sucesso do projeto.

O Moodle (Modular Object Oriented Distance Learning) é um sistema de gerenciamento para criação de curso online. Esses sistemas são também chamados de ambientes virtuais de aprendizagem (AVA) ou learning management system (LMS). O Moodle é um software livre de apoio à aprendizagem; pode ser instalado em várias plataformas que consigam executar a linguagem php, como Unix, Linux, Windows e Mac OS. Como base de dados, podem ser utilizados MySQL, PostgreSQL, Oracle, Access, Interbase ou ODBC.

Como restrições desses projetos nos deparamos com situações como: desatualização da versão do Moodle, e impossibilidade momentânea de atualização do software junto ao órgão administrador, inviabilizando a utilização de recursos mais avançados na plataforma. Problemas com internet poderão prejudicar a publicação do conteúdo na plataforma, tornando-se necessária a criação de outras possibilidades de envio de material, caso isso ocorra.

O PMBOK® (2013) define escopo como um processo de desenvolvimento da declaração detalhada de projeto e produto. Premissas e restrições são itens indispensáveis na construção do escopo do projeto, sendo a definição dos limites internos e externos do projeto e da instituição. O escopo de projeto deve apresentar também a descrição clara ecompreensível de cada processo do projeto, exigindo um aprofundamento do conhecimento dos objetivos das entregas, a fim de satisfazer as necessidades do público-alvo e organização. Segundo Sampaio (2008), o gerenciamento do escopo inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário para completar o projeto com sucesso.

A estrutura analítica do projeto (EAP) é construída no processo de seu planejamento. Esse processo é fundamental para o ciclo de vida do projeto, em que serão definidos os demais processos do projeto, reforçando a necessidade de alinhar itens que consequentemente influenciarão na credibilidade do projeto. Frequentemente sugere-se que o gerente realize alguns questionamentos: como e o que se deve ser feito? Quanto custará? Quais as premissas? Quais os riscos? etc. A EAP é uma ferramenta de comunicação que da o passo inicial para as estimativas de tempo, custos e identificação (iniciais) e riscos do projeto.

Torna-se fundamental que a EAP esteja muito bem estruturada, para que todas as partes interessadas do projeto possam analisar esse documento identificando os processos e pacotes de trabalho que o projeto pretende entregar, construindo um documento completo. Nessa etapa, o que foi escrito no termo de abertura do projeto deverá ser minuciosamente detalhado na declaração de escopo, definindo como um trabalho deverá ser realizado, com detalhes na descrição de todos os caminhos necessários para a realização do projeto.

Todos os detalhes são importantes neste processo; não se deve omitir e exagerar, apenas escrever os passos reais necessários para construção do projeto. Neste estudo de caso apresentamos a EAP em formato gráfico para ilustrar os processos que compõem o projeto do LabEaD.

figura01

Figura1: Estrutura analítica do projeto LabEaD
Fonte: Pereira (2016).

O cronograma elaborado na estrutura analítica do projeto irá definir a duração dos processos, atividades e entregas do projeto. O cronograma deverá ser elaborado de acordo com um sequenciamento lógico e otimizado; é importante que a equipe responsável pela execução das atividades planejadas solicite sugestões da equipe que vivencia a execução na prática. Será no cronograma que se visualizará o que, onde e quando as ações ocorrerão. Todo esse planejamento deve respeitar premissas e restrições apresentadas no escopo do projeto.

Possi (2006) afirma que as datas de início e término das atividades são calculadas pela aplicação dos processos de gerenciamento do tempo do projeto. Executando as datas de restrição, todas as outras têm sua origem no dinamismo do diagrama de rede do projeto.

Um ponto fundamental, como lição aprendida durante a elaboração desse projeto, o gerente do projeto compreende que riscos podem surgir de formas variadas, mas no ato de elaboração do projeto o gerente deve se direcionar para identificar quais riscos poderão afetar diretamente a empresa – publicitários, financeiros e afins; risco serão definidos como grande chance de causar o fracasso do projeto.

Os riscos dos projetos devem ser definidos para caracterizar o nível do projeto e seus impactos na empresa. Em relação ao Projeto LabEaD, identificamos como possíveis riscos:

O termo lições aprendidas é apresentado pelo PMBOK® (2013), como: “conhecimentos adquiridos durante o projeto que mostram como os eventos do projeto foram abordados ou devem ser tratados no futuro com o objetivo de melhorar o desempenho futuro”. Como lições aprendidas na elaboração do projeto LabEaD destacou-se a necessidade de investimento na qualidade dos treinamentos na modalidade educação a distância, investindo em gestão de projetos para as ações de formação como base para alcançar os objetivos e metas da instituição, possibilitando o aperfeiçoamento contínuo dos envolvidos.

Considerações finais

O presente estudo conclui que o gerenciamento de mudanças ao longo da elaboração de projeto será constante, sendo necessária uma equipe preparada e profissional para gerir os impactos causados pelas mudanças que poderão surgir, principalmente de escopo, tempo e custos.

A elaboração de um projeto será bem-sucedida a partir da construção de um trabalho com uma equipe motivada e integrada com todos os processos que compõem o ciclo de vida do projeto.

Torna-se importante considerar o foco principal da elaboração do projeto a estrutura analítica do projeto como ferramenta de comunicação, permitindo a construção de estimativas iniciais de tempo, custos e risco iniciais. Sua estrutura deve ser bem elaborada, constando somente o necessário, facilitando a análise e visualização dos pacotes de trabalho do projeto.

O gerente de projeto precisa conhecer os desafios que a elaboração de um projeto proporciona; todo projeto possui restrições que proporcionarão bases de informações para conclusão da entrega do projeto.

Ao longo da elaboração de projeto LabEaD foram definidos seus processos, identificando erros e acertos, realizando registros dessas lições aprendidas como forma de inovação para solucionar problemas recorrentes no referido órgão público, sempre documentando o aprendizado. Tal ação desenvolveu no respectivo órgão público estímulo à formação continuada de seus funcionários, uma vez que os custos com deslocamento de funcionários e produção de material impresso se reduziram.

Foi evidenciado que, a partir da união de educação corporativa com oferta de cursos a distância, surgiram novas oportunidades de aprendizado, atingindo grande número de funcionários e gestores, reduzindo custos, aproximando a organização de seus profissionais.

Referências

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Publicado em 19 de setembro de 2017